Was kostet KI-Einführung in Behörden wirklich?

Die Kostenfrage ist fast immer der erste Einwand. Sobald das Thema KI in einer Behörde konkret wird, kommt die Frage nach dem Budget. Und meistens folgt gleich darauf die Vermutung, dass es teuer wird. Zu teuer.

Diese Vermutung ist verständlich, aber sie beruht oft auf einem Missverständnis. Viele stellen sich unter KI-Einführung ein Großprojekt vor: sechsstellige Budgets, externe Berater, monatelange Implementierung. Das kann so sein. Es muss aber nicht.

Dieser Artikel gibt eine ehrliche Kostenrechnung. Mit realistischen Spannen, mit Blick auf die versteckten Kosten, die gern vergessen werden, und mit einer Gegenrechnung, die genauso wichtig ist: Was kostet es, nichts zu tun?

Beginnen wir mit dem, was auf jeder Rechnung steht. Die sichtbaren Kosten sind die, an die man zuerst denkt, und sie hängen stark davon ab, welchen Weg eine Behörde wählt.

Software und Lizenzen

Bei Open-Source-Werkzeugen wie n8n, die on-premise betrieben werden, fallen keine Lizenzkosten an. Bei kommerziellen Automatisierungsplattformen oder KI-Diensten bewegen sich die Kosten je nach Umfang typischerweise zwischen 20 und mehrere hundert Euro pro Monat. Wer eigene KI-Modelle über Schnittstellen nutzt, zahlt nutzungsabhängig, oft im Bereich weniger Cent pro Vorgang.

Infrastruktur

Für On-Premise-Lösungen wird Hardware benötigt: ein Server, auf dem die Werkzeuge laufen. Je nach Anspruch reicht das von einem einfachen Server im niedrigen vierstelligen Bereich bis zu leistungsfähigerer Hardware, wenn eigene KI-Modelle lokal betrieben werden sollen. Wer auf eine EU-souveräne Cloud setzt, spart die Anschaffung und zahlt stattdessen laufende Betriebskosten.

Einrichtung und Ersteinrichtung

Die Einrichtung des ersten Workflows kostet vor allem Zeit. Wird sie extern vergeben, liegen Tagessätze für entsprechende Dienstleister meist zwischen 800 und 1.500 Euro. Ein einfacher erster Workflow ist oft in ein bis drei Tagen aufgesetzt. Wer es intern macht, tauscht Geld gegen Arbeitszeit, was zu den versteckten Kosten führt.

Hier wird es interessant, denn diese Kosten stehen auf keiner Rechnung. Wer sie ignoriert, unterschätzt den tatsächlichen Aufwand und wird während des Projekts überrascht.

Interne Arbeitszeit

Der größte versteckte Posten. Prozesse dokumentieren, Workflows testen, Fehlerfälle durchdenken, mit dem Datenschutzbeauftragten sprechen, Kolleginnen und Kollegen einbinden. Das kostet interne Stunden, die nirgends als Ausgabe auftauchen, aber real gebunden werden. Für einen ersten Piloten sollte man realistisch mit mehreren Personentagen rechnen, verteilt über einige Wochen.

Datenschutzprüfung

Die Einbindung des Datenschutzbeauftragten, eventuell eine Datenschutz-Folgenabschätzung, die Aktualisierung des Verarbeitungsverzeichnisses. Bei einem einfachen, klar abgegrenzten Prozess ist das überschaubar und in wenigen Gesprächen erledigt. Bei komplexeren Vorhaben mit sensiblen Daten kann es aufwendiger werden. In beiden Fällen ist es Arbeitszeit, die eingeplant werden muss.

Wartung und Pflege

Ein Workflow ist kein Projekt, das man einmal abschließt. Er läuft weiter, und gelegentlich ändern sich die Bedingungen: eine Systemoberfläche wird umgebaut, ein Formular ändert sich, eine neue Anforderung kommt hinzu. Diese Pflege kostet punktuell Zeit. Wer das nicht einplant, steht irgendwann vor einem Workflow, der nicht mehr funktioniert und den niemand mehr versteht.

Schulung und Einarbeitung

Mitarbeitende, die mit den neuen Abläufen arbeiten, brauchen eine Einführung. Bei niedrigschwelligen Werkzeugen ist das eine Sache von Stunden, nicht von Wochen. Aber es ist nicht null, und es sollte nicht vergessen werden.

Nehmen wir den Bewerbungsprozess aus der Kleingartenverwaltung, den ich in einem früheren Artikel als Automatisierungsbeispiel beschrieben habe. Ein überschaubarer, klar definierter Prozess, der sich gut als Erstprojekt eignet.

Die reinen Ausgaben für dieses Projekt können bei null liegen, wenn ein Server vorhanden ist und die Einrichtung intern erfolgt. Der eigentliche Aufwand steckt in der internen Arbeitszeit: geschätzt vier bis sechs Personentage für Dokumentation, Einrichtung, Test und Datenschutz. Dem steht eine jährliche Einsparung von 13 bis 20 Arbeitsstunden allein für diesen einen Prozess gegenüber.

→  Der komplette Aufbau dieses Prozesses Schritt für Schritt: In 5 Schritten zur ersten KI-Automatisierung

Diese Rechnung wird fast nie aufgemacht, und sie ist die wichtigste. Denn der Status quo ist nicht kostenlos. Er ist nur unsichtbar teuer.

Ein Sachbearbeiter, der pro Woche mehrere Stunden mit reiner Routinearbeit verbringt, kostet das Amt über ein Jahr gerechnet einen erheblichen Betrag an Arbeitszeit, die für wertvollere Aufgaben fehlt. Multipliziert man das über ein ganzes Team und über alle automatisierbaren Prozesse, ergibt sich schnell ein Vielfaches dessen, was eine Automatisierungslösung kosten würde.

Dazu kommen die Kosten, die schwerer zu beziffern sind: Fristversäumnisse durch Überlastung, Fehler durch Routine, unbesetzte Stellen, weil Fachkräfte fehlen, längere Bearbeitungszeiten, die Bürgerinnen und Bürger frustrieren. Diese Kosten stehen auf keiner Rechnung, aber sie sind real.

→  Die vollständige ROI-Rechnung mit konkreter Formel: Wann lohnt sich Automatisierung in Behörden?

KI-Einführung muss nicht teuer sein. Wer ein paar Grundregeln beachtet, hält die Kosten überschaubar und das Risiko gering.

Klein anfangen

Ein einzelner, klar abgegrenzter Prozess kostet einen Bruchteil eines großen Digitalisierungsprojekts und liefert trotzdem ein messbares Ergebnis. Der erste Pilot sollte so einfach sein, dass er mit minimalem Budget und interner Arbeitszeit umsetzbar ist.

Open-Source-Werkzeuge nutzen

Für viele Automatisierungsaufgaben reichen kostenlose, quelloffene Werkzeuge, die on-premise betrieben werden können. Das spart Lizenzkosten und Löst gleichzeitig das Datenschutzthema, weil die Daten das Haus nicht verlassen.

Intern Kompetenz aufbauen statt nur einkaufen

Wer den ersten Workflow mit externer Unterstützung aufbaut, sollte darauf achten, dass internes Wissen entsteht. Der zweite und dritte Prozess lassen sich dann ohne externe Hilfe umsetzen. Das senkt die Kosten mit jedem weiteren Schritt.

Ergebnisse messen

Wer die eingesparte Zeit dokumentiert, hat nicht nur ein Argument für den nächsten Schritt, sondern auch eine Grundlage, um zu entscheiden, welche Investitionen sich lohnen und welche nicht.

KI-Einführung in Behörden kann teuer sein, muss es aber nicht. Ein durchdachter erster Pilot mit Open-Source-Werkzeugen und internem Aufbau kann mit minimalen Ausgaben umgesetzt werden. Der eigentliche Aufwand liegt in der internen Arbeitszeit, und die ist gut investiert, wenn am Ende ein Prozess dauerhaft läuft, der vorher Woche für Woche Zeit gekostet hat.

Wichtig ist die ehrliche Rechnung: sichtbare Kosten, versteckte Kosten und die Kosten des Nichtstuns zusammen betrachten. Wer nur den Preis der Software anschaut, versteht weder den Aufwand noch den Nutzen.

Am Ende ist die Kostenfrage keine Frage des Budgets, sondern der Priorität. Die Mittel für KI sind oft schon da. Sie stecken nur in manuellen Prozessen, die niemand hinterfragt.

Weiterführende Artikel:

→  Wann lohnt sich Automatisierung in Behörden?

→  In 5 Schritten zur ersten KI-Automatisierung

→  On-Premise oder Cloud?

→  Als Entscheider KI einführen – Von der Idee zur Umsetzung