Das Onlinezugangsgesetz existiert seit 2017. Die Deadline für die Digitalisierung von 575 Verwaltungsleistungen war Ende 2022. Wir schreiben 2025 und ein Großteil der Leistungen ist noch immer nicht vollständig online verfügbar.
Das ist kein Versagen einzelner Behörden. Es ist das Ergebnis einer strukturellen Fehleinschätzung: Digitalisierung wurde als Technikproblem behandelt. Es ist ein Kapazitätsproblem.
Und genau hier kommt KI ins Spiel, nicht als zusätzliche Aufgabe, sondern als Werkzeug, um die OZG-Umsetzung überhaupt erst leistbar zu machen.
1. Was das OZG wirklich fordert – und was es bedeutet
Das Onlinezugangsgesetz verpflichtet Bund, Länder und Kommunen, Verwaltungsleistungen digital anzubieten. Bürgerinnen und Bürger sollen Anträge online stellen, Dokumente einreichen und Rückmeldungen erhalten können ohne persönliches Erscheinen, ohne Papierkram, ohne Wartezeit.
Was das in der Praxis bedeutet, geht weit über ein Onlineformular hinaus:
- Frontend: Eine nutzerfreundliche digitale Schnittstelle für Bürgerinnen und Bürger
- Backend: Systeme, die den digitalen Antrag empfangen, verarbeiten und weiterleiten
- Prozess: Ein Bearbeitungsablauf, der ohne Medienbruch, also ohne Ausdrucken, manuelles Abtippen oder Weiterfaxen, funktioniert
- Nachricht: Rückmeldungen an Antragstellende, die ebenfalls digital und nachvollziehbar sind
Der letzte Punkt wird am häufigsten übersehen. Ein Onlineformular, das ausgedruckt und dann manuell bearbeitet wird, erfüllt das OZG nicht. Digitalisierung bedeutet durchgängiger digitaler Prozess, von Anfang bis Ende.
| Ein Onlineformular, das hinten als Ausdruck landet, ist kein digitaler Prozess. Es ist ein digitaler Briefkasten mit analogem Inhalt. |
2. Wo die Umsetzung steht – eine ehrliche Bestandsaufnahme
Die offizielle Statistik zeigt: Viele Leistungen sind formal „vergünstigt“, also zumindest teilweise online verfügbar. Die Realität in Kommunen ist deutlich nüchterner.
| Was häufig fehlt | Warum |
| Durchgängige digitale Bearbeitung | Backend-Systeme sind nicht angebunden, Medienbruch bleibt bestehen |
| Nutzerfreundliche Formulare | Technisch vorhanden, aber für Laien kaum bedienbar |
| Digitale Rückmeldungen | Sachbearbeiter schicken nach wie vor Briefe |
| Kapazität für die Umsetzung | Dieselben Mitarbeitenden, die die Leistungen erbringen, sollen sie auch digitalisieren |
| Standardisierung über Kommunen hinweg | Jede Kommune entwickelt eigene Lösungen statt geteilter Standards zu nutzen |
| Aus der Praxis: In der Ausländerbehörde habe ich mir seinerzeit angeschaut, welche Leistungen im Zuge des OZG umgesetzt werden sollten. Darunter war unter anderem die Vorab-Prüfung von Aufenthaltserlaubnissen. Schon beim Durchdenken des Prozesses wurde klar: Das ist keine Frage von Technik. Das ist eine Frage von Kapazität und Prozessklarheit. Beides war nicht vorhanden. |
3. Warum die Umsetzung so schwer ist
Es gibt drei Hauptgründe, warum das OZG in vielen Kommunen stockt:
Grund 1: Ressourcenmangel
Die Behörden, die Leistungen digitalisieren sollen, sind dieselben, die täglich den laufenden Betrieb aufrechterhalten. Digitalisierung ist kein Zusatzprojekt, das sich nebenbei realisieren lässt, aber genau das wird von vielen Kommunen erwartet.
Grund 2: Prozesse sind nicht dokumentiert
Man kann keinen Prozess digitalisieren, den man nicht vollständig versteht. Viele Verwaltungsabläufe existieren als implizites Wissen einzelner Sachbearbeiter, nicht als dokumentierte, standardisierte Abläufe. Was nicht dokumentiert ist, kann nicht digitalisiert werden.
Grund 3: Technische Fragmentierung
Unterschiedliche Fachverfahren, fehlende Schnittstellen, veraltete Infrastruktur → die Systemlandschaft in Behörden ist historisch gewachsen und selten auf Integration ausgelegt. Jede neue digitale Leistung muss sich in dieses Geflecht einfügen.
| Das OZG scheitert nicht an fehlendem politischen Willen. Es scheitert daran, dass Digitalisierung Kapazität braucht und Kapazität ist das, woran es am meisten mangelt. |
4. Wo KI bei der OZG-Umsetzung konkret hilft
KI löst das OZG-Problem nicht. Aber sie entlastet genau dort, wo der Flaschenhals sitzt: bei der manuellen Bearbeitungskapazität.
Antragsverarbeitung beschleunigen
Digital eingegangene Anträge müssen gesichtet, geprüft und weitergeleitet werden. KI kann Dokumente automatisch klassifizieren, auf Vollständigkeit prüfen und relevante Informationen extrahieren. Was heute 15–30 Minuten pro Antrag kostet, wird zur 2-Minuten-Freigabe.
Standardkommunikation automatisieren
Eingangsbestätigungen, Nachforderungsschreiben, Statusmitteilungen, das sind die häufigsten Kommunikationsaufgaben nach einem OZG-Eingang. Alle regelbasiert, alle automatisierbar. Der Sachbearbeiter schreibt nicht mehr, er prüft und gibt frei.
Prozesse sichtbar und dokumentierbar machen
KI-gestützte Analyse von Bearbeitungsabläufen kann dabei helfen, implizites Prozesswissen zu strukturieren. Wer seinen Prozess nicht kennt, kann ihn mit KI-Unterstützung sichtbar machen als erster Schritt zur Digitalisierung.
Bürgerservice ohne zusätzliches Personal
Chatbots beantworten wiederkehrende Fragen rund um die Uhr: Welche Unterlagen brauche ich? Wie lange dauert die Bearbeitung? Wo ist mein Antrag? Das entlastet Telefonzentralen und Publikumsverkehr, ohne neue Stellen.
5. Praxisbeispiel: Vorab-Prüfung von Aufenthaltserlaubnissen
Die Vorab-Prüfung von Aufenthaltserlaubnissen war eine der Leistungen, die im Zuge des OZG für die Ausländerbehörde digitalisiert werden sollte. Die Idee: Antragstellende können vorab online prüfen lassen, ob ihre Unterlagen für eine Aufenthaltserlaubnis ausreichen, bevor sie einen Termin buchen.
Der Prozess dahinter ist komplex: Einkommensnachweise, Arbeitgebererklärungen, Passdokumente, ggf. Sprachnachweise (je nach Aufenthaltstitel) unterschiedliche Anforderungen, unterschiedliche Prüfkriterien.
Ohne KI: Engpass am Sachbearbeiter
Jeder digital eingegangene Antrag landet zur manuellen Sichtung beim Sachbearbeiter. Vollständigkeit prüfen, Unterlagen sortieren, Rückmeldung formulieren. Das kostet pro Vorgang 45–60 Minuten, bevor überhaupt eine inhaltliche Entscheidung getroffen wird. Bei hohem Aufkommen: Rückstau, Wartezeiten, Frustration.
Mit KI: Vorprüfung automatisiert
- Eingegangene Dokumente werden automatisch klassifiziert: Reisepass, Einkommensnachweis, Arbeitgebererklärung etc.
- Vollständigkeitsprüfung läuft automatisch anhand des gewählten Aufenthaltstitels
- Bei unvollständigen Unterlagen: automatisches Nachforderungsschreiben mit konkreter Liste
- Bei vollständigen Unterlagen: Sachbearbeiter erhält strukturierte Fallzusammenfassung statt Dokumentenstapel
Einsparung: 30–45 Minuten Vorprüfungszeit pro Vorgang. Der Sachbearbeiter entscheidet, er tippt nicht mehr ab.
| Hinweis aus der Praxis: Die fachliche Entscheidung über die Aufenthaltserlaubnis bleibt selbstverständlich beim Menschen. Was automatisiert wird, ist die zeitaufwändige Vorarbeit – kein Ermessen, kein Urteil, nur strukturierte Datenverarbeitung. Das ist DSGVO-konform und rechtlich unbedenklich. |
→ Datenschutz bei KI-Einsatz: KI und DSGVO in Behörden – was erlaubt ist, was nicht
6. Was Entscheider jetzt tun können
Das OZG wartet nicht. Und die nächste Deadline → das OZG-Änderungsgesetz mit neuen Anforderungen für barrierefreie und nutzerfreundliche Zugänge, ist bereits in Kraft. Drei konkrete Handlungsempfehlungen:
| Empfehlung | Warum jetzt |
| OZG-Leistungen nach Aufwand priorisieren | Nicht alle 575 Leistungen sind gleich komplex. Mit einfachen, häufigen Leistungen anfangen schafft schnelle Erfolge. |
| Prozesse vor der Digitalisierung dokumentieren | Wer digitalisiert, ohne den Prozess zu kennen, digitalisiert das Chaos. Erst verstehen, dann umsetzen. |
| KI für die Nachbearbeitung einplanen | Digitale Eingänge erzeugen mehr Volumen. Wer das nicht einplant, schafft einen neuen Engpass. |
| OZG-Umsetzung und KI-Einführung sind kein Widerspruch. Sie sind zwei Seiten derselben Herausforderung: Wie erbringen wir mit weniger Personal mehr Leistung? KI ist die strukturelle Antwort auf diese Frage. |
Fazit
Das OZG hat die öffentliche Verwaltung unter Druck gesetzt, zu Recht. Digitale Verwaltungsleistungen sind kein Luxus, sie sind eine Grunderwartung.
Aber die Umsetzung wird nicht gelingen, wenn Digitalisierung als reines Technikprojekt verstanden wird. Was fehlt, ist Kapazität und die entsteht nicht durch neue Stellen, sondern durch intelligente Automatisierung.
KI ist kein Ersatz für politischen Willen und ausreichend Personal. Aber sie ist ein wirksamer Hebel, um den Spielraum zu vergrößern, der für die OZG-Umsetzung benötigt wird. Wer das jetzt erkennt, hat einen Vorteil gegenüber denen, die weiter warten.
| Nächste Woche in Artikel 8: On-Premise vs. Cloud – was für Behörden wirklich zählt: Kosten, Datenschutz, Kontrollierbarkeit und die ehrliche Entscheidungsgrundlage. Kein Artikel verpassen? Jetzt Newsletter abonnieren unter behoerde.ai. |
Weiterführende Artikel:
→ KI und DSGVO in Behörden – was erlaubt ist, was nicht
→ 7 Prozesse in Behörden, die sich sofort automatisieren lassen
→ KI in der öffentlichen Verwaltung – Der komplette Überblick
→ Wann lohnt sich Automatisierung in Behörden?
| Über den Autor Simon arbeitet seit 2014 in der öffentlichen Verwaltung. Unter anderem in der Ausländerbehörde, im Einwohnermeldeamt, im Büro der Stadtverordnetenversammlung und in der Kleingartenverwaltung. Parallel studiert er angewandte Künstliche Intelligenz.Auf behoerde.ai zeigt er, wie KI und Automatisierung in Behörden wirklich funktionieren – praxisnah, verständlich und ohne Buzzword-Bingo. |